Khi thiết kế một bài powerpoint cho buổi thuyết trình thì cần kết hợp những yếu tố khác nhau để tạo nên sự chuyên nghiệp trong bài nói chuyện. Dưới đây tôi sẽ cung câp cho bạn những bước để tạo nên một bài thuyết trình bằng slide powerpoint hiệu quả nhất.
Bước 1: Xác định đối tượng khán giả và mục đích bài thuyết trình
Khi bạn thiết kế powerpoint chuyên nghiệp thì bạn cần phải biết về đối tượng khán giả của mình. Với những loại mục tiêu khác nhau phải có những loại nội dung khác nhau vì mỗi loại đối tượng sẽ có kinh nghiệm khác nhau. Hãy tự hỏi mình các câu hỏi để xác định đối tượng khán giả:
-Có bao nhiêu người sẽ tham gia?
-Nếu người nghe đông thì màn hình và cỡ chữ phải thiết kế sao cho mọi người nhìn rõ.
Bước 2: Lựa chọn phương pháp báo cáo
Báo cáo tự chạy : Do báo cáo này không có diễn giả nên nó cần phải cung cấp đầy đủ thông tin và tính năng như: giọng nói, hình ảnh, các hiện ứng hấp dẫn và giӑng thuyết minhCần thiết lập thời gian chuyển tiếp giữa các hiệu ứng, hoạt cảnh và các slide phù hợp
Báo cáo tương tác : Giống như báo cáo tự chạy nhưng ở đây người xem có thể điều khiển tới lui trong nội dung bài. Loại báo cáo này thường áp dụng cho một người xem tại một thời điểm và thường phát hành trên Internet.
Bước 3: Lựa chọn phương pháp truyền đạt thông tin
Máy tính trình chiếu báo cáo bằng chương trình PowerPoint. Phương pháp này có thể dùng cho speaker-led, self-running, hoặc user-interactive.
Máy tính trình chiếu báo cáo thông qua trang Web. Bạn có thể lưu bài trình diễn dưới định dạng Web và phát hành trên Internet.
Máy tính trình chiếu báo cáo lưu trên CD. Bạn có thể tạo CD chứa tập tin trình chiếu và tiện ích PowerPoint Viewer. Bài trình diễn sẽ tự động trình chiếu khi bạn chèn CD vào đầu đӑc của máy tính. Phương pháp này phù hợp cho kiểu báo cáo self-running hoặc user-interactive.
Bước 4: Chọn bộ định dạng phù hợp hoàn cảnh
Màu chữ: Màu đen là sự lựa chọn tốt nhất, tránh các màu nhạt như xanh nhạt vì rất dễ bị mờ nhạt khi chiếu trên máy overhead dưới ánh sáng mạnh.
Màu nền: Tránh màu nền tối, vì nền màu tối sẽ làm khán giả mất tập trung vào nội dung đang trình bày.
Nội dung: Càng đơn giản càng tốt. Phím chiếu overhead chỉ thích hợp cho nội dung văn bản, tránh dùng nhiều hình ảnh.
Font chữ: Dùng font chữ dễ đọc như Arial và Times New Roman cho phần nội dung.
Màu chữ: Dùng màu chữ sao cho tương phản với màu nền như là dùng màu chữ sáng đối với nền màu tối.
Màu nền: Dùng màu tối nhưng không nên dùng màu đen. Màu nền sáng sẽ làm màn ảnh quá chói.
Nội dung: Có thể dùng bất cứ loại văn bản hoặc hình ảnh nhưng phải ở chế độ tĩnh.
Bước 5: Phát triển nội dung hiệu quả
Bạn cần kiểm tra lại kỹ các nội dung: trước khi gửi bài cho khán giả nhằm đảm bảo không có nội dung dư thừa.
Không nên:cố công ghi nội dung thật chi tiết cho các slide, thay vào đó các slide chỉ nên
chứa các điểm chính cần trình bày và khi diễn thuyết sẽ nói rõ hơn
chứa các điểm chính cần trình bày và khi diễn thuyết sẽ nói rõ hơn
Nên dùng: Smart art thay cho các gạch đầu dòng nhằm giúp thông tin trên slide dễ nhớ
Cung cấp bản in:ở đầu buổi thuyết trình nhằm giúp khán giả tập trung hơn trong khi nghe thuyết trình và khỏi tốn công ghi chép.
Tóm tắt nội dung: bài trình diễn ở các slide cuối giúp nhắc lại những điểm quan trọng.
Bước 6: Tạo các hình ảnh sống động ấn tượng
Sau khi hoàn tất các nội dung, bạn nên xem xét đưa vào các slide một số hình ảnh minh họa trực quan nhằm tạo ấn tượng mạnh đối với khán giả. Ngoài hình ảnh, bạn nên tận dụng tính tương phản của các màu sắc chữ, màu nền trong các slide nhằm làm nổi bật các nội dung quan trọng. WordArt cũng rất tốt trong việc làm hình ảnh hóa các đoạn văn bản ngắn nhằm mục đích nhấn mạnh.
Bước 7: Thêm các hiệu ứng đa phương tiện
Thêm các hiệu ứng đa phương tiện vào slide thông thường làm tăng hiệu quả và sự thích thú của khán giả đối với bài thuyết trình. Bạn có thể sử dụng các đoạn phim, flash, âm thanh, nhạc, các hiệu ứng cho đồ thị, văn bản, hiệu ứng chuyển tiếp giữa các slide, hiệu ứng đổi màu. Không nên áp dụng một kiểu hiệu ứng cho tất cả các slide hoặc giữa các slide vì điều đó rất dễ gây nhàm chán cho khán giả, thay vào đó hãy áp dụng linh hoạt nhiều loại hiệu ứng cho bài trình diễn của mình.
Bước 8: Tạo các bản in phát cho khán giả và ghi chú cho slide
Bước này chỉ thích hợp đối với phương pháp báo cáo có người diễn thuyết. Bạn nên phát các bản in nội dung báo cáo cho khán giả để họ dễ theo dõi trong suốt quá trình nghe báo cáo. Ngoài ra, người báo cáo nên chuẩn bị sẵn cho mình một bản in handout đặc biệt chứa các ghi chú cho mỗi slide trong bài thuyết trình.
Bước 9: Kiểm tra lại bài và báo cáo thử nghiệm
Bạn nên báo cáo thử và xem lại bài thuyết trình trước khi trình chiếu thực sự trước khán giả. Đối với mỗi phương pháp báo cáo sẽ có một vài lưu ý riêng.Khi ở định dạng HTML, một số tính năng của bài trình diễn sẽ bị mất , nhưng sẽ đảm bảo mọi máy tính đều có thể xem được nội dung miễn là máy có cài một trình duyệt web nào đó.
Bước 10: Phát hành bài báo cáo
Các phương pháp báo cáo user-interactive hoặc self-running presentation mang lại ít hiệu quả hơn so với phương pháp speaker-led. Các phương pháp này đơn giản chỉ là việc phát hành đến người xem nên rất dễ gây chán nản cho người xem. Phương pháp báo cáo speaker-led sẽ rất hiệu quả nếu được chuẩn bị kỹ về nội dung và người báo cáo đã luyện tập chu đáo. Bước này bạn chỉ cần bố trí các việc còn lại như là thiết lập các chỗ ngồi tại phòng hӑp và cố gắng làm quen với việc đứng trước đám đông.
Bước 11: Cải thiện bài báo cáo chuyên nghiệp
Những bước chuẩn bị trên khi được thực hiện cẩn thận thì chắc chắn buổi báo cáo của bạn sẽ thành công . Bạn nên đặt ra các câu hỏi để nhằm cải thiện chất lượng bài thuyết trình của mình như
-Khán giả nhìn bạn, nhìn màn hình hay nhìn bản in nhiều hơn? Có giống như mong đợi của bạn hay không?
-Khán giả có ghi chú lại trong khi bạn trình bày báo cáo hay không?
-Slide nào bạn dự định thêm vào báo cáo nhưng đã không làm hay không?
-Slide nào bạn tính bỏ qua nhưng đã chuẩn bị quá kỹ hay không?
-Các ghi chú cho slide mà bạn chuẩn bị có đủ đáp ứng hay không?
-Các hoạt cảnh và hiệu ứng thêm vào có làm bài báo cáo hấp dẫn hơn hay làm người nghe mất tập trung
-Chất lượng các âm thanh và đoạn phim có đạt hay không? Chúng có hữu ích hay không?
